Meldepflicht von elektronischen Kassen
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Meldung beim Finanzamt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland alle "elektronischen Aufzeichnungssysteme" (eAs) mit den dazugehörigen "Technischen Sicherheitseinrichtung" (TSE) beim zuständigen Finanzamt melden. Hierunter fallen insbesondere alle elektronischen Kassensysteme. Die Meldung der Kassen erfolgt ausschließlich in digitaler Form über das Portal ELSTER. Die Frist für die Meldung endet am 31.07.2025. Bei Kassen, die ab dem 01.07.2025 neu angeschafft werden, muss die Meldung innerhalb eines Monats nach der Anschaffung erfolgen. Sollte eine Kasse nach ihrer Anmeldung außer Betrieb genommen werden, muss dies ebenfalls innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme beim Finanzamt gemeldet werden.
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Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)
Bereits seit dem Jahr 2023 gilt bei elektronischen Kassen die Pflicht zur Verwendung einer "Technischen Sicherheitseinrichtung" (TSE). Hierbei handelt sich um ein Sicherheitsmodul für elektronische Kassensysteme, mit der alle Kassenvorgänge lückenlos und unveränderbar auf gezeichnet werden sollen.
Hierzu sind bei der Meldung für jede Kasse folgende Informationen erforderlich:
- Seriennummer der TSE
- Zertifizierungs-ID des BSI (Bundesamt für Sicherheit und lnformationstechnik)
- Datum der Inbetriebnahme / Aktivierung der TSE
- Art / Bauform der TSE (SD-Karte, USB-Stick, Cloud)
Die oben beschriebenen Informationen werden Ihnen in aller Regel auf Nachfrage von Ihrem Kassenhersteller zur Verfügung gestellt.
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Meldung über ELSTER
Alternativ kann die Meldung der Kassen über ELSTER vorgenommen werden. Bei ELSTER handelt es sich um ein Webportal, über das Steuerpflichtige sicher mit dem Finanzamt kommunizieren können. Hierfür müssen Sie über sich bei dem Portal zunächst registrieren und ein entsprechendes Konto anlegen.
Wenn Sie sich bei ELSTER erfolgreich registriert und eingeloggt haben, klicken Sie links auf "Formulare & Leistungen" und dort auf „Alle Formulare“. Es erscheint eine Auflistung verschiedener Formulartypen. Klicken Sie dort auf "Sonstige Formulare" und wählen das Formular "Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssystem (§ 146a Abs. 4 AO)" aus.
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Hilfestellung
Die Meldung der Kassendaten über ELSTER erfolgt direkt durch das Unternehmen. Sollten Fragen auftreten, helfen wir Ihnen gerne.
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Benötigte Informationen
Um die Meldung der Kassen beim Finanzamt vorzunehmen, müssen für jede Kasse verschiedene Angaben zusammengetragen werden. Folgende Informationen werden für An- und Abmeldung der einzelnen Kassen benötigt:
- Angabe der Betriebsstätte, in der die Kasse verwendet wird
- Bezeichnung der Kassensoftware
- Software-Version
- Seriennummer
- Kassenhersteller
- Kassenmodell
- Datum der Anschaffung
- Datum der Inbetriebnahme
- Bei Außerbetriebnahme: Datum und Grund für die Außerbetriebnahme
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Meldung über das Kassensystem
Einige Kassensysteme bieten eine direkte Datenübertragung an das Finanzamt über die sog. "ER C-Schnittstelle" an oder verfügen über integrierte Funktionen zur direkten elektronischen Übermittlung der erforderlichen Daten an das Finanzamt. Halten Sie hierfür Rücksprache mit Ihrem Kassenanbieter.
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Formular ausfüllen
Das Ausfüllen des Formulars erfolgt in drei Schritten. Zunächst müssen "Angaben zum Steuerpflichtigen" gemacht werden. Hierzu gehört der Name des Betriebsinhabers, das Geburtsdatum, die ID-Nummer, die Adresse usw. Diese Daten können - falls Sie die Daten bei ELSTER bereits hinterlegt haben - über die Funktion "Mein Profil" abgerufen werden.
Anschließend folgen Angaben zur "Betriebsstätte", in der sich die Kasse befindet. Dort muss neben der Anschrift der Betriebsstätte auch die Anzahl der dort verwendeten Kassen angegeben werden.
Schließlich müssen unter "Elektronischen Aufzeichnungssystemen (eAs)" alle oben genannten Daten zur Kasse und zum verwendeten TSE angegeben werden. Die Eingabe der Daten kann auch über eine sog. "XML-Datei" erfolgen. Hierfür benötigen Sie von Ihrem Kassenhersteller eine entsprechende "XML-Datei", aus der die Kassendaten hervorgehen. Die Datei kann zu Beginn bei Aufruf des oben genannten Formulars unter "XML-Import" hochgeladen werden.