Informationen zu E-Rechnungen
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Empfang der E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, von anderen Unternehmen elektronische Rechnungen ("E-Rechnungen") empfangen zu können. Diese Pflicht gilt für alle inländische Unternehmen, also auch für Kleinunternehmer und Freiberufler. Für den Empfang einer E-Rechnung ist es zunächst ausreichend, wenn das Unternehmen über eine E-Mail-Adresse verfügt.
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Erstellung von E-Rechnungen
Ab dem Jahr 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von über EUR 800.000 pro Jahr selbst E-Rechnungen ausstellen, soweit sie Leistungen an einen anderen Unternehmer erbringen (sog. "B2B-Umsätze"). Ab dem Jahr 2028 gilt diese Verpflichtung für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe und dem erzielten Umsatz.
Gegenüber Privatkunden (sog. "B2C-Umsätze") soll es hingegen weiterhin möglich bleiben, Papierrechnungen auszustellen.
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Digitalisierung von Papierrechnungen
Aufgrund der beschriebenen Änderungen und der Übergangsvorschriften wird es in den kommenden drei Jahren einen "Mix" aus Papier- und E-Rechnungen geben, wobei die E-Rechnungen immer weiter zunehmen werden. Spätestens ab dem Jahr 2028 werden Sie als Unternehmer nur noch E-Rechnungen von anderen Unternehmen erhalten.
Wir empfehlen Ihnen, die Papierrechnungen zukünftig einzuscannen und ebenfalls bei "Unternehmen Online" hochzuladen. Auf diese Weise können zukünftig alle Belege in der Buchhaltung mit dem jeweiligen Buchungssatz verknüpft werden und Sie brauchen die Rechnungen nicht mehr per Post in Papierform zu übermitteln.
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Anzeige und Speicherung der E-Rechnungen
Die E-Rechnungen können in zwei verschiedenen Formaten versendet werden.
- "X-Rechnung"
- "ZUGFeRD-Rechnung"
Die X-Rechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektr. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
Die "ZUGFeRD-Rechnung" ist ein hybrides Datenformat, das den Sichtbeleg (PDF-Datei) und die eingebettete strukturierte XML zur elektr. Weiterverarbeitung in einem Format enthält.
Die E-Rechnungen müssen vom Empfänger revisionssicher – also nicht abänderbar – auf einem Datenträger gespeichert werden. Hierfür ist eine entsprechende Software erforderlich. Wir empfehlen hierzu die Software "Unternehmen Online" von der DATEV, mit der alle eingehenden E-Rechnungen gesichtet und revisionssicher archiviert werden können.
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Handlungsempfehlung
Mit der Software "Unternehmen Online" von der DATEV können Sie die E-Rechnungen sichten, revisionssicher speichern und dort verarbeiten.
Die Bestellung der Software erfolgt über uns als Steuerberatungsbüro. Danach erhalten Sie die Zugangsdaten direkt per E-Mail von der DATEV. Die Software ermöglicht, dass sowohl der Mandant als auch der Steuerberater Zugriff auf die Datenbestände haben.
Die Kosten für die Nutzung des Programms betragen zurzeit EUR 11,28 pro Monat. Hinzu kommen Speicherkosten für das Belegarchiv in Höhe von EUR 3,50 pro Monat. Der Zugang zu dieser Software kann über eine App per Handy und/oder über einen DATEV-Stick erfolgen. Beide Zugangsmethoden sind personenbezogen. Der Stick kostet einmalig EUR 50,00.
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PDF Rechnungen
Der Empfang einer einzelnen PDF-Datei ist kein gültiges E-Rechnungsformat. Diese können zwar noch versendet werden, bedürfen aber der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Für diese Fälle gilt ebenfalls eine revisionssichere Speicherung, deshalb empfehlen wir auch hier die Software Unternehmen-Online.