Aktuelles

Elektronische Rechnungen, sog. E-Rechnungen, werden verpflichtend.
Ein Unternehmer ist verpflichtet, für eine einem Unternehmer erbrachte Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 UStG).
Empfang von Rechnungen bzw. E-Rechnungen
Für den Leistungsempfänger ist der Erhalt der Rechnung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Bisher wird die Rechnung regelmäßig in Papierform ausgestellt. Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers kann die Rechnung auch elektronisch übermittelt werden.
Ab dem 01. Januar 2025 müssen Unternehmer in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen Unternehmern empfangen und archivieren zu können. Eine Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ist ausreichennd.
Ab 2025 ist die Ausstellung von elektronischen Rechnungen verpflichtend. Eine als PDF gescannte Papierrechnung reicht nicht aus. Aber: folgende Übergangsregeln gelten für das Ausstellen von Rechnungen.
Für bis zum 31.12.2026 ausgeführte Umsätze können die Rechnungen weiterhin auf Papier erstellt werden.
Alternativ können die Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers in einem elektronischen Format, welches den neuen gesetzlichen Vorschriften noch nicht entspricht – z.B. per PDF – übermittelt werden.
Für bis zum 31.12.2027 ausgeführte Umsätze gilt die Übergangsregel weiter, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Jahr EUR 800.000 nicht übersteigt.
Mit Zustimmung des Rechnungsempfängers sind Rechnungen in dem bisher zulässigen Datenaustauschverfahrens für Umsätze bis 31.12.2027 weiter zulässig.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen die Unternehmer selbst in der Lage sein, E-Rechnungen an andere Unternehmen zu versenden. Diese Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt nur gegenüber anderen Unternehmen. An Endverbraucher müssen keine E-Rechnungen erteilt werden. Beispiel: der Heizungsinstallateur, der in einem Einfamilienhaus eine Heizung einbaut, kann wie bisher eine Papierrechnung schreiben.

Aufbewahrung von E-Rechnungen
Die E-Rechnungen müssen 10 Jahre in ihrer ursprünglichen Form und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein bloßes Abspeichern der Rechnungen auf der Festplatte ist demnach nicht ausreichend, da die gespeicherten Daten nachträglich verändert werden können. Vielmehr muss sichergestellt sein, dass die Dateien „revisionssicher“ gespeichert werden. Die Sicherung der Dateien muss zudem so erfolgen, dass die Finanzverwaltung die Rechnungen maschinell auswerten kann.
Für die revisionssichere Aufbewahrung der E-Rechnungen benötigt man eine Software. Hierfür gibt es auf dem Markt verschiedene Angebote. Der aktuelle Softwareprovider wird etwas dazu sagen können.

Weitere Hinweise
Rechnungen bis EUR 250,00 und Fahrscheine werden wie bisher anerkannt, eine E-Rechnung ist nicht erforderlich. Bei Mietaufwendungen mit USt wird es zumindest anfangs eine E-Rechnung geben müssen, auch für Altverträge. Zu vielen Detailfragen wird das Bundesfinanzministerium noch ein Schreiben herausgeben.

Warum diese Neuregelungen?
Sie sollen der Verhinderung von Betrugsfällen dienen. Bisher ist es möglich, diverse Unternehmen zu gründen, die sich gegenseitig Rechnungen mit USt-Ausweis erstellen. Die USt wird nie bezahlt, die Vorsteuer wird erstattet und die Scheinfirmen tauchen ab. Man spricht von sog. Karussellgesellschaften. Wenn das alles auch noch grenzüberschreitend ist, steigen die Chancen, den Fiskus zu betrügen. Wenn Rechnungen an ein elektronisches zentrales Register übermittelt werden, kann der Fiskus sofort alle Zahlungen kontrollieren und jährliche Milliardenschäden verhindern.